Nu svarar Trummenäs Golfklubbs styrelse på den kritik som 106 medlemmar och sponsorer framfört.
Skrivelsen innehöll 19 frågor till styrelsen, om allt från banans skötsel till avtal med leverantörer som styrelsen i det här dokumentet svarar på.
Och de ger en annan bild av verksamheten.
Styrelsen via Mats Johansson, ordföranden, menar att de tidigare framförda påståendena innehåller en del direkta felaktigheter.
”Att utvärdera en föreningsstyrelses arbete i en golfklubb är ingen enkel uppgift. Mycket görs som inte syns utåt och det är lätt att det uppstår subjektivt tyckande om en mängd saker”, skriver man.
Styrelsen ger inledningsvis en övergripande bild av utvecklingen i klubben sedan styrelsen tillträdde för tre år sedan:
- Under 2019 och 2020 har föreningens egna kapital förstärks med ca SEK en miljon. I detta ingår en engångsintäkt på SEK 600 000 under 2019.
- Från mars 2020 till dags dato 2021 har föreningen inte behövt utnyttja föreningens checkkredit.
- Antalet aktiva medlemmar uppgick till 980 i oktober 2018
- Antalet aktiva medlemmar uppgick till 1 199 den 31 augusti 2021
- Under 2021 har föreningen satsat SEK 1 miljon mer på banan jämfört med 2020
- Investeringar i och övertagande av drivingrangen har i snitt genererat en nettointäktom SEK 500 000 kronor per år, 2020 och 2021
- Ett årligt bidrag om SEK 20 000 från Karlskrona kommun har föreningen lyckatsomvandla till SEK 200 000 år.
- En investering i en solcellsanläggningen har genomförts som under första åretgenererat en minskad elkostnad om SEK 51 000 till dags dato. Investeringen kunde genomföras tack vare bidrag från länsstyrelsen och tillgång till Nordeas miljölånSituationen oktober 2018
Efter den extrema hettan sommaren 2018 var banan, precis som många golfbanor runt om i landet, i mycket dåligt skick. Det omoderna och dåligt underhållna bevattningssystemet klarade inte att rädda banan från att drabbas av stora skador. Golfbanans bevattningssystem anlades för trettio år sedan i samband med klubbens bildande. Det fanns och finns ingen total dokumentation över systemet; exempelvis kring rördragning, spridare och styrsystem. Vi förstod att det finns läckor i rörledningarna som underminerar delar av banan och vi fick veta att styrsystemet baseras på operativsystemet Windows 97, som dessvärre inte går att uppgradera.
Gamla misstag med bl a sådd av rajgräs i reparationssyfte hade skapat tjocka ansamlingar av gräs över hela banan som enligt experter skulle kräva omfattande insatser att åtgärda; antingen uppgrävning av allt rajgräs eller genom ett tidsödande arbete med det ordinarie gräset under vår och höst för att det ordinarie gräset på sikt ska ta över.
Maskinparken var gammal och bristande underhåll på flera maskiner hade gjort att de antingen hade ständiga avbrott eller inte fungerade effektivt.
Det fanns behov av att skapa tydliga administrativa rutiner i organisationen.
Medlemsantalet hade i flera år haft en minskande trend och när den nya styrelsenformerades under hösten 2018 hade föreningen 980 aktiva medlemmar. Minskande medlemsantal leder till krympande resurser för bl a banans underhåll. Den 31 augusti 2021 har föreningens aktiva medlemmar ökat till 1 199, en ökning med 219 personer.
Nyckelpersoner för banans skötsel slutade sina anställningar vid en för banan känslig tidpunkt efter den extrema sommaren 2018. Rekryteringen av ny klubbchef sköts fram till 2020 p g a besparingsskäl. Det gällande konsultavtalet förlängdes till att omfatta 2019.
Övergripande om styrelsens arbete
De initiala insatserna riktades främst in mot de akuta problemen på banan men också de problem som fanns i organisationen för att få rutiner, avtal, ekonomihantering och rekrytering på plats. Parallellt med detta drogs ett visionsarbete igång där samtliga klubbens medlemmar bjöds in att delta med syfte att få hela föreningens krafter att gå i samma riktning. Styrelsen har under processen insett att hela bevattningssystemet behöver bytas ut på sikt och enligt experter på bevattningsföretaget Östtorp är det mest akuta problemet styrsystemet. Om det slutar fungera kommer all bevattning att behöva göras manuellt. Redan i dag är personalen tvungen att manuellt bevattna vissa områden eftersom styrsystemet delvis inte fungerar. Styrelsen har beställt en analys av bevattningssystemet av Östtorp för att få veta vad som krävs för att få en effektiv och hållbar bevattning av golfbanan. Att byta ut bevattningssystemet är stor investering.
En viktig målsättning för styrelsen har varit att skapa en sund ekonomi bl a genom att rekrytera fler medlemmar. Insatser för att öka antalet aktiva medlemmar i kombination med det allmänt ökande intresset för golf under pandemin har resultat i en ökning med 219 aktiva medlemmar sedan oktober 2018, från 980 till 1 199 per den 31 augusti 2021.
Under 2020 investerade föreningen ca SEK 1 miljon, dels i rekrytering av bankompetens, dels i en ny maskinpark. Fler åtgärder är planerade för att öka banans kvalitet. För att undvika en fortsättning av ad hoc-lösningar och skapa en långsiktigt hållbar utveckling av golfbanan har styrelsen dessutom under 2021 begärt in offerter för framtagande av ny Masterplan.
I samband med att visionen för klubben togs också en ny grafisk profil och logotyp fram som vi anser bättre harmonierar med den moderna golfklubb som föreningen vill skapa. I samma syfte, att modernisera föreningen, påbörjade styrelsen som första golfklubb i Blekinge Svenska Golfförbundets kostnadsfria klubbutvecklingsprogram Vision 50/50 för att göra klubben mer jämställd och attrahera fler kvinnor till golfsporten. En klubbrådgivare på golfförbundet har följt styrelsens arbete på nära håll med bl a flera besök på Trummenäs.
Här svarar styrelsen på medlemmarna frågor:
1. ”…vill vi lyfta frågan varför bevattningssystemet inte fungerar?”
Svar: edogörelse ovan.
2. ”En pump flyttades från en av vattenreservoarerna vid hål 12 till korthålsbanan?”
Svar: Pumpen på hål 12 flyttades av misstag. Den har dock inte haft någon avgörande betydelse för bevattningen i sommar. Styrelsen är av uppfattningen att vattnet i dammen vid hål 12 självklart ska tas vara på. En ny pump har därför installerats. Eftersom det även sitter nya pumpar i pumphuset vid hål 18 som ger bättre effekt än tidigare är det inte helt säkert att pumpen på hål 12 behövs för att skapa tryck i systemet. Detta är en av de frågor Östtorps Bevattning ska utreda i sin genomgång av bevattningsanläggningen. Ytterligare en sak som ska utredas är om avsaknaden av pumpen på korthålsbanan, som togs bort för 6-7 år sedan, orsakade problemen 2018 då det inte gick att trycka ut vatten från reservoaren.
3. ”Luckor i vattenreservoaren vid hål 12 stod länge öppna vilket resulterade i att vattnet rann ut i Runstensfjärden vilket innebar att vattentillgången sänktes drastiskt för hela banan.”
Svar: Det var ett misstag orsakat av ett missförstånd.
4. ”Dessutom ifrågasätter vi varför inte dagvattnet från Trummenäs uddes samfällighetsförening utnyttjas till bevattning, som avtalats med dem.”
Svar: Vid anläggningsarbete av nya teen på hål 12 skadades rörledningar som leder till att dagvattnet inte når dammen vid hål 11 och 12. Skadan reparerades inte av de då ansvariga. Att gräva upp detta område kommer sannolikt att vara ett större arbete. Eftersom pumpen vid hål 12 inte varit igång har detta inte prioriterats. Under hösten/vintern 2021 kommer personalen att försöka hitta dessa brott och reparera dem.
5. ”Ett stort antal sprinklers har inte blivit åtgärdade trots återkommande information om brister till klubbchefen.”
Svar: Sprinklers beställdes men pga av pandemin och stor efterfrågan har leverantörerna inte kunnat leverera vissa delar.
6. ”Under året har det genomförts rundvandringar där styrelsens och klubbchefens intention varit att skapa underlag för kommande Masterplan. Under dessa rundvandringar påtalade samtliga deltagare att fokus inte ska ligga på en Masterplan. Istället betonades vikten av att fokusera på omedelbara förbättringar av banan. Klubbchefen lovade att återkomma med protokoll. Trots påtryckningar har detta protokoll inte skickats ut till deltagarna.”
Svar: Synpunkterna från rundvandringarna ska, tillsammans med input från referensgruppen till Masterplan-arbetet, utgöra underlag till dialogen med leverantören av Masterplanen. Synpunkterna och referensgruppens input ska sammanställas i ett dokument och skickas ut. P g a av hög arbetsbelastning med bl a flera tävlingar i sommar, plus det faktum att några i referensgruppen inte har inkommit med sina uppgifter, har detta ännu inte blivit gjort.
7. ”Enligt styrelseprotokoll daterat 2021-01-19 har klubbchefen fått i uppdrag att slutföra förhandlingen med Fulke till en kostnad av 250 000 kr. Vi önska en redogörelse av avtalets innehåll.”
Svar: Det finns inget avtal ännu. Detta ska tas fram i samband med en dialog baserat på input från bl a referensgrupp och rundvandringarna. Dessa inspel kommer att påverka avtalets utformning och omfattning. Den lämnade offerten är ett takpris.
8. ”Samtidigt vill vi veta vad som hänt med överenskommelsen mellan Lundin och klubben – som levererade en Masterplan och som vi redan har betalt 50 000 kr för. Lundin har dessutom en överenskommelse med klubben att få möjlighet att delta vid en eventuell vidareutveckling av banan. Vad har hänt med denna överenskommelse?”
Svar: Bedömningen av den förra Masterplanen (från 2012) var att den krävde omfattande investeringar utan att öka intjänandeförmågan. Lundin lämnade offert vid den nya upphandlingen och nämnde inget om någon överenskommelse. Valet av leverantör avgjordes av leverantörens fokus på intäktsgenerering till föreningen.
9. ”Undertecknade… …önskar att styrelsen redogör för samtliga avtal som är tecknade med våra samarbetspartners/leverantörer.”
Svar: För klubbens bästa anser styrelsen att varje leverantör/samarbetspartner bör tillfrågas om de är villiga att acceptera att avtalen blir offentliga, eftersom de är affärsmässiga avtal. Styrelsen kommer att ge uppdrag åt klubbens revisorer att granska avtalen och lämna en rapport på årsmötet den 10 oktober.
10. ”Vilka ekonomiska kopplingar finns det mellan styrelsens ordförande, bokföringshjälp, styrelsens medlemmar och andra som har mottagit ekonomisk ersättning för sitt arbete. Vi kan konstatera att det finns kopplingar mellan Edgify utveckling AB och styrelsens arbete och utlagda uppdrag. Vår uppfattning är att detta inte är förenligt med god sed.”
Svar: Det finns inga ekonomiska kopplingar. Men eftersom styrelseordförande Mats Johansson och ledamoten Stefan Malmström satt i samma styrelse (vid denna tidpunkt. Den omnämnda styrelsen är upplöst) som en representant för ett av företagen som lämnade anbud på ekonomihanteringen anmälde de båda delikatessjäv. Frågan delegerades då till vice ordförande och klubbchef. Detta är protokollfört. Upphandlingen genomfördes under räkenskapsåret 2020 enligt god affärssed och ingick i revisorernas granskningsuppdrag förverksamhetsåret.
11. ”Klubbchefen har inte varit fysiskt närvarande på klubben”. ”Vilka arbetsuppgifter och förväntningar har styrelsen på klubbchefens närvaro och hur är avtalet med klubbchefen utformat? Är klubbchefen tillika banchef?”
Svar: Klubbchefen har delvis arbetat på distans under pandemin, helt enligt gällande anvisningar. Klubbchefen är ansvarig för all operativ verksamhet, inklusive för banan. Han är dock inte banchef. Klubbchefen har uppfyllt de förväntningar som styrelsen haft på uppdraget.
12. ”Enligt vår uppfattning är dessa (styrelserapporterna) inte tillräckligt utförliga och därmed kan inte styrelsens arbete följas av intresserade medlemmar. I rapporterna hänvisas ofta till bilagor som inte finns publicerade på hemsidan. Vi vill ha ett klargörande om denna informationsbrist är en del av det som vi uppfattar som en tystnadskultur. Har styrelsemedlemmarna undertecknat sekretessavtal och vad är syftet med det i så fall?”
Svar: Alla frågor som diskuteras på styrelsemötena finns nedtecknade i styrelsens protokoll. Enda undantagen är personalfrågor och sekretessbelagda avtal. Ledamöterna har undertecknat sekretessavtal för att styrelsen ska kunna hantera sekretessbelagda ärenden, helt i enlighet med föreningens stadgar, paragraf 13. Bilagor som hänvisas till utgör rapporter från verksamheten och anses utgöra arbetsdokument för styrelsen.
13. ”Mot bakgrund av att det är stort fokus på området (Vision 50/50) ställer vi oss frågande till varför vi medlemmar inte kan ta del av en samlad information om arbetet och vad det bidragit till. Vilka medel har Trummenäs GK erhållit för attutveckla konceptet och hur har dessa fördelats?”
Svar: Det borde ha informerats bättre om Vision 50/50-arbetet. Klubben har inte erhållit några medel för att utveckla konceptet, Vision 50/50 är Svenska Golfförbundets egna koncept. Styrelsens ledamöter har genomfört utbildningen på sin fritid eftersom ledamöterna anser frågan vara viktig för klubbens långsiktiga utveckling; för att verka för en ökad jämställdhet och för att göra golfen mer attraktiv för unga tjejer respektive kvinnor.
14. ”Vi förväntar oss att styrelsen förklarar behovet av Balance Golf eftersom en mycket liten andel av medlemmarna nyttjar detta koncept. Vilka intäkter genererar Balance Golf årligen till klubben?”
Svar: Balance Golf är främst en modell för kontinuerlig kompetensutveckling av tränaren. Konceptet innehåller också ett nätverk som har stort värde för tränarens utveckling tillsammans med regelbundna föreläsningar m m. Vi mäter inte specifikt om just Balance Golf genererar intäkter. Mätning görs på intäkter från lektioner och träningsgrupper.
15. (Solcells)”anläggningen är driftsatt och producerar el, trots det leasar klubben dieseldrivna maskiner. Av vilken anledning har styrelsen ändrat tidigare årsmötes beslut om att använda eldrivna maskiner?
Svar: Det finns inget årsmötesbeslut om att föreningen ska använda eldrivna maskiner. Däremot fanns det en ambition från styrelsen om att göra det. Under upphandlingen av maskiner visade sig dock att det idag inte finns någon leverantör som kan leverera eldrivna maskiner fullt ut. I upphandlingsprocessen provkördes ett flertal maskiner, både el och hybrider, innan beslut fattades om vilken leverantör och typ av maskin som passar TruGK bäst.
16. ”Vi vill också ha en redogörelse om vilken effekt solcellsparken ska leverera och det verkliga utfallet.”
Svar:
17. ”Enligt information från förra årsmötet skulle detta (ny grafisk profil och hemsida) inte alls påverka klubbens ekonomi då det fanns ett fördelaktigt avtal med Compani56. Vi kan nu konstatera att det finns kvalitets- och informationsbrister i den hemsida som lanserats och att skyltar som finns på klubbens område inte har bytts ut till den nya grafiska profilen. Vi vill veta hur avtalet med Compani56 är utformat.”
Svar: Avtalet med Compani56 är ett affärsmässigt avtal och vi kan inte redovisa detaljerna i det. Det är dock ett barteravtal som inte belastar föreningen med några kostnader. Värdet för klubben bedöms till att omfatta ca SEK 100 000.
18. ”…och vilka kostnader bytet av grafisk profil medfört?”
Svar: Tre av sex skyltar är inköpta och uppsatta. Övriga tre, som inte är lika synliga, kommer att bytas ut inom kort. Skylt nummer 1 bekostas av en sponsor. Övriga två ingår i en upphandling tillsammans med sponsorskylten. Totalkostnaden för paketet är SEK 59 375.
Sponsorskylten har dock genererat en intäkt under 2021 till en summa av SEK 32 500. Eftersom skylten dessutom ska ses som en investering som bör skrivas av på fem år kommer skylten att generera intäkter istället för utgifter varje år.
19. ”Varför är inte den nya hemsida färdigställd och vem ansvarar för att göra detta och med vilken tidsplan?”
Svar: Den webbutvecklaren på Compani56 som arbetade med vår hemsida avslutade sin anställning hastigt under hösten 2020. Efter diskussion med företaget beslutades att vi till den 15 mars skulle lansera hemsidan i en något enklare tappning, förutsatt att klubbens personal kunde göra arbetsinsatser. Information om detta skickades till medlemmarna. Under våren 2021 har löpande små förbättringar genomförts men fortfarande återstår en del mindre justeringar och utvecklingsarbete. Under hösten kommer detta att vara gjort.
Styrelsen Trummenäs GK 2021-09-15
